• Yanira Hernández Cabiya

Cinco consejos para manejar tu inventario


Uno de los factores que afecta el éxito de tu negocio es la forma en la que manejas tu inventario. Por eso, es imprescindible que establezcas un sistema para trabajarlo de forma eficiente. Quizás, te tome un tiempo acostumbrarte a esa nueva rutina, pero pronto te darás cuenta de que algo que parece intimidante, se convierte en acciones sistemáticas que te ahorrarán mucho dinero.


Primero establezcamos por qué resulta tan importante manejar el manejo adecuado del inventario en la operación de restaurante. Pues porque te permite conocer el costo real de los platos que sirves y te da las herramientas que necesitas para tomar decisiones que aumenten tu rentabilidad. Esto quiere decir que sabrás si estas dando el valor correcto a los platos que sirves o si estás desperdiciando producto en porciones demasiado grandes que no te brindan rendimiento.

Tus pedidos, ¿son las cantidades correctas que necesita tu restaurante o te quedas sin productos a mitad de ciclo? La única manera de saber todo esto es teniendo un registro de tu inventario a prueba de balas y así podrás obtener la información valiosa que se esconde tras un bosque de datos.


Aquí te damos cinco mejores prácticas de inventario en restaurantes que te mostrarán cómo implementar un sistema de manera correcta y cómo obtener la información que necesitas.


Crear un sistema para rastrear el inventario (y mantenerlo)

Por ejemplo: Entrar al almacén una vez por semana y anotar los números en una libreta. O luchar con múltiples hojas de Excel cada vez y registrar todo en una mar interminable de filas y columnas. Es obvio que estos sistemas no son los más idóneos, pero si a estas alturas todavía no haces más que un recuento anual, implementar cualquier tipo de sistema ya es un gran paso para empezar.


Habiendo dicho esto, usar un software dedicado para el inventario de restaurantes ayuda a obtener unos resultados mucho mejores que con cualquier otro sistema.


Conocer lo que revela tu inventario (y saber por qué es importante)

La gestión de inventario en un restaurante no se trata realmente de recuentos y números. Saber exactamente lo que tienes en tu almacén puede que te haga más rápido a la hora de hacer cálculos pero de por sí no hará tu negocio más rentable.


Para conseguirlo, tienes que saber qué hacer con esos números y entender el por qué de las cosas. Y ese por qué son las fórmulas específicas de inventario.


Estos cálculos y porcentajes te darán una vista general de la salud de tu negocio, te ayudarán a identificar las áreas donde puedes recortar costes y te permitirán aumentar tu rentabilidad haciendo cambios menores (y otros muy significativos).


Ahora mismo no vamos a poder ver absolutamente todos, pero aquí te dejamos una lista de los más importantes:

  • Recuento de inventario – básicamente revisar y registrar manualmente todo el inventario que tiene tu negocio actualmente. Es una parte importante del control de inventario y también afecta a tus compras, tu producción y tus ventas.

  • Inventario en almacén – el inventario que tienes guardado. Se le suele asignar una cantidad monetaria y te indica cuánto tienes atado a productos perecederos que debes utilizar para no desperdiciarlos.

  • Ratio de rotación de inventario – el ratio al que la cocina utiliza los productos en el inventario. Es una herramienta muy potente para calcular el coste de comida, el precio del menú, los pedidos y muchos más. Por lo general, querrás que tu ratio mensual se encuentre entre 4 y 9 — si es menor o mayor significa que tienes muy poco o demasiado inventario.

  • Coste de productos vendidos (CoGS) – el coste real de comida en una franja de tiempo específica. Este valor es muy importante para el control de costes y la toma de decisiones.

  • Niveles de inventario – la cantidad mínima que necesitas en tu inventario para satisfacer las demandas de los clientes (y que quede además un inventario de seguridad, es decir, un poco más en caso de mayor demanda). Tu objetivo es convertirte en un mago de los niveles para no desperdiciar comida (o tener que lidiar con clientes insatisfechos que no pueden pedir lo que quieren porque ya no te quedan insumos).

  • Variación entre el consumo teórico y real – el consumo teórico o ideal es el consumo que deberías hacer según tus recetas y tus números de ventas en un periodo en específico. El consumo real viene determinado por cómo tu inventario se ha reducido en ese mismo periodo. Siempre vamos a encontrar una variación entre ambos valores debido a los desperdicios, robos o porciones demasiado grandes, pero tu misión es que esa diferencia sea lo menor posible.

Prevenir la demanda de productos e ingredientes

Tan solo tienes que ordenar un poco tus registros y números para empezar a ver ciertos patrones. Por ejemplo, puede que veas que tus vinos más caros suelen venderse mucho en diciembre o en febrero por San Valetín, pero en meses como abril nada de nada. O que hagas lo que hagas, la sopa de espárragos nunca llega a ser un producto popular entre tu clientela. Hacer pedidos en base a tus tendencias históricas te ayudará a asegurarte de que tengas suficiente comida para los períodos más ocupados, pero que no compres de más para los más lentos.

Si lo haces bien, este tipo de predicciones minimizará los residuos y desperdicios y te ayudarán a mantenerte lo más cerca posible a los niveles ideales de ingredientes. Date un tiempo para estudiar tus tendencias de ventas. Tus pedidos pasarán a estar motivados por datos, reducirás tu coste de comida y ya no tendrás que preocuparte por los espárragos que se ponen malos en la nevera.


Mantener tu inventario organizado

Hacer un recuento de inventario ya es difícil. Buscar sacos y cajas de un ingrediente específico por todas partes hace el proceso innecesariamente complicado.

  • Cada ingrediente debe tener su lugar: las verduras en la parte de atrás de la nevera, las frutas en la del frente, y la carne en la congeladora. Si un ingrediente se saca pero no se utiliza por completo, asegúrate de que tus empleados sepan dónde guardarlo. Organiza el inventario en grupos grandes. Una muy buena idea es poner etiquetas en cada cajón y estante.

  • Mantén todos los ingredientes a la vista: no satures tus estantes, eso solo hará los recuentos más difíciles. Deja espacio suficiente para separar físicamente los productos contados de los que faltan por contar.

  • Crea un mapa de tu almacén: ayuda a tu equipo a organizar tu inventario creando un mapa visual de los espacios de almacenamiento, neveras y congeladores. Pégalas junto a las puertas para que todos tengan una referencia rápida.

Rastrear desperdicios alimentarios y errores de inventario (casi religiosamente)

Cuando tienes que reemplazar un pedido porque uno de tus camareros anotó mal lo que dijo el cliente estás echando por tierra tu rentabilidad. Lo mismo sucede cuando tu equipo tira a la basura una cebolla podrida o una zanahoria que no pueden usar. ¿Sabes cuál es la peor parte? Que tus datos de venta no muestran nada de esto. No hay un registro de esta comida siendo utilizada y desperdiciada. Si simplemente revisas tus ventas para organizar tu inventario, tus cuentas nunca serán precisas.


Siempre verás una variación en tu coste de comida. En pocas semanas, cuando hagas un recuento de inventario, no tendrás ni idea de por qué la diferencia es tan grande y estarás atrapado con un coste alto sin saber por qué.


Si lo evalúas de semana en semana, puede que estos errores no representen mucho. 25 euros esta vez, 30 euros a la siguiente, y así sucesivamente. Pero todo suma, y antes de que te des cuenta puede que te dejes 5000€ al año sin saber exactamente dónde se te han ido.


Tienes que vigilar tu desperdicio alimentario, tus residuos y los errores que pueda cometer tu equipo registrando cada pérdida en una hoja independiente. Puedes tener una en la cocina y otra junto a la barra.

Usa esos datos cuando hagas tus recuentos de inventario y busca discrepancias. Al final, esto te ayudará a entender dónde estás desperdiciando dinero y qué puedes hacer para solucionarlo.


Todos esto parece complicado, pero hay varios sistemas en el mercado que te pueden ayudar a gestionar tu inventario de forma automática.


Y ahora, éxito en tu nueva tarea de maximizar tus ganancias gestionando tu inventario.

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