El catering como segundo salón del restaurante

Las ventas de un restaurante no tienen que detenerse cuando se ocupa la última mesa. Con una oferta bien diseñada, el catering permite llevar la cocina a oficinas, hogares y actividades, ampliar la capacidad del negocio y generar ingresos sin añadir otro comedor.

Durante la Navidad, muchas celebraciones ocurren fuera de los restaurantes. Las empresas organizan almuerzos en sus oficinas; las familias prefieren reunirse en sus hogares; las asociaciones celebran actividades en salones y centros comunales; y numerosos anfitriones desean compartir una buena comida sin asumir todo el trabajo de cocinar.

Ahí existe una oportunidad importante para los restaurantes: convertir el catering en un segundo salón.

Ese salón no tiene paredes, mesas propias ni una capacidad determinada por el permiso de uso. Puede estar en una oficina para 20 empleados, en una residencia para 40 familiares o en una actividad para 150 invitados. Sin embargo, atenderlo requiere mucho más que colocar los platos del menú regular en bandejas de aluminio.

El catering es otra modalidad de servicio. Tiene costos, tiempos, riesgos y exigencias particulares. Para que represente una fuente de ingresos —y no una extensión desorganizada de la cocina— debe diseñarse con la misma atención que se dedica al comedor.

Elegir qué tipo de catering se ofrecerá

La palabra catering puede describir servicios muy distintos. Antes de promocionarlo, el restaurante debe definir exactamente qué está preparado para ofrecer.

La alternativa más sencilla puede ser la venta de bandejas por encargo, recogidas por el cliente. Un nivel adicional incluye entregar la comida en el lugar de la actividad. Otros negocios pueden ofrecer montaje, estaciones de alimentos, meseros, bartenders, mantelería, vajilla y coordinación completa del evento.

Cada formato requiere recursos diferentes.

Entregar bandejas desechables no supone la misma operación que transportar mesas calientes, montar un bufé y mantener empleados durante cuatro horas en una actividad. Tampoco debe tener el mismo precio.

Una oferta clara puede dividirse en categorías:

—Bandejas para recoger.

—Paquetes familiares.

—Entrega de alimentos sin montaje.

—Entrega y montaje de bufé.

—Servicio completo con personal.

—Estaciones de comida o bebida atendidas.

El restaurante no tiene que comenzar por la opción más compleja. Un sistema sencillo, rentable y bien ejecutado puede producir mejores resultados que prometer un servicio completo para el cual todavía no cuenta con personal, equipo o experiencia.

Diseñar un menú que pueda viajar

No todos los platos que funcionan en el comedor llegan bien a otro lugar.

Algunas frituras pierden rápidamente su textura. Ciertas salsas se separan. Los alimentos delicados pueden deteriorarse durante el trayecto, y un plato que luce atractivo al salir de la cocina puede llegar desordenado después de varios minutos dentro de un vehículo.

Por eso, el menú de catering debe diseñarse pensando en el viaje, el tiempo de espera y la manera en que se servirá.

Conviene seleccionar preparaciones que mantengan su calidad, puedan producirse en volumen y resulten fáciles de porcionar. También ayuda utilizar ingredientes comunes entre varios platos para simplificar las compras y reducir desperdicios.

El menú debe indicar cuántas personas sirve cada bandeja, pero esas cantidades tienen que partir de porciones previamente definidas. Decir que una bandeja alimenta «de 15 a 25 personas» deja demasiado espacio para interpretaciones. El resultado dependerá del tamaño de la porción, la cantidad de acompañantes y si se trata de una comida completa o parte de un bufé más amplio.

Es preferible orientar al cliente con preguntas concretas: ¿cuántas personas asistirán?, ¿habrá otros alimentos?, ¿se servirá como almuerzo, cena o aperitivo?, ¿participarán niños?, ¿la actividad durará varias horas?

Vender la cantidad correcta protege tanto la experiencia del cliente como la reputación del negocio.

Costear algo más que la comida

Uno de los mayores peligros del catering es pensar que representa dinero fácil porque no utiliza una mesa del restaurante. Aunque la venta ocurra fuera del salón, sigue consumiendo recursos.

El precio debe considerar:

—Ingredientes y rendimiento de las recetas.

—Tiempo de preparación.

—Mano de obra para empacar, cargar, transportar y montar.

—Bandejas, tapas, envases y utensilios.

—Combustible, peajes y tiempo de entrega.

—Hielo y equipos para conservar temperaturas.

—Materiales de servicio y rotulación.

—Recogido posterior de equipos, cuando aplique.

—Limpieza y manejo de desperdicios.

—Posibles horas extra.

Si el servicio requiere empleados en el lugar, también hay que calcular el tiempo desde que salen del restaurante hasta que regresan, no solamente las horas visibles de la actividad.

Deben establecerse por separado los cargos de entrega, montaje, personal, alquiler de equipo y recogido. Incluirlo todo dentro del precio de la comida puede ocultar el costo real y hacer que el restaurante pierda dinero mientras cree que consiguió una venta importante.

También conviene fijar un consumo mínimo para servicios de entrega o montaje. Trasladar personal y equipo para una orden pequeña puede resultar poco rentable, aunque el cliente esté dispuesto a pagar el menú anunciado.

Proteger la operación del restaurante

El catering puede ampliar la capacidad del negocio, pero también puede competir con su operación regular.

Una orden grande ocupa hornos, mesas de preparación, espacio refrigerado y empleados que al mismo tiempo tienen

que atender el salón, las órdenes para llevar y las plataformas de entrega. Si todos los servicios se concentran a la misma hora, el segundo salón puede perjudicar al primero.

Antes de aceptar una actividad, hay que evaluar la capacidad real de producción:

—¿Cuántas órdenes grandes pueden prepararse en un mismo día?

—¿Qué equipos estarán ocupados?

—¿Dónde se almacenarán los ingredientes y las bandejas terminadas?

—¿Quién verificará cada orden?

—¿Quién se encargará de las entregas?

—¿Qué ocurrirá con el servicio regular durante las horas de mayor producción?

Puede ser necesario limitar el número de órdenes, establecer horarios específicos de recogido o crear fechas límite distintas según el tamaño del pedido.

Decir que no a una orden que excede la capacidad puede ser más responsable —y menos costoso— que aceptarla y fallarles simultáneamente al cliente del catering y al comensal que está en el restaurante.

Empacar también es parte del servicio

El empaque no es un detalle secundario. Es la presentación del restaurante cuando no hay mesero ni vajilla para completar la experiencia.

Las bandejas deben cerrar correctamente, resistir el peso del producto y distinguir con claridad los alimentos calientes, fríos o que contienen ingredientes de atención especial. Cada paquete debe estar identificado para que el cliente sepa qué contiene y cómo manejarlo.

Cuando corresponda, pueden incluirse instrucciones sencillas para recalentar, conservar o servir. También es útil identificar qué alimentos deben consumirse primero y cuáles pueden mantenerse por más tiempo.

Una lista de cotejo evita errores frecuentes: bandejas sin tapa, salsas olvidadas, órdenes incompletas, utensilios insuficientes o platos que llegan sin identificación.

Antes de salir de la cocina, una persona debe verificar la orden completa contra la factura. En el catering, descubrir al llegar que falta un acompañante no se resuelve caminando de vuelta a la cocina.

Controlar el tiempo y la temperatura

La seguridad alimentaria se vuelve más exigente cuando la comida abandona el ambiente controlado del restaurante.

No basta con preparar correctamente los alimentos. También hay que conservarlos, transportarlos y entregarlos de manera segura. Los productos calientes deben mantenerse calientes; los fríos, fríos; y el tiempo fuera de control debe reducirse al mínimo.

El restaurante debe contar con recipientes adecuados, neveras, contenedores térmicos y procedimientos para registrar la salida y la entrega. Si habrá un bufé, debe definirse quién será responsable de vigilarlo y durante cuánto tiempo permanecerán expuestos los alimentos.

También es importante conocer las condiciones del lugar. Una actividad puede celebrarse en un salón sin cocina, en un patio bajo el sol o en una oficina donde solo hay un pequeño refrigerador. Esa información cambia lo que puede ofrecerse y cómo debe transportarse.

Prometer un plato que no puede conservarse de forma segura no es buen servicio, aunque el cliente lo solicite.

Organizar las entregas como una ruta

Durante los días de mayor demanda, varias órdenes pueden tener horarios similares. Si todas prometen entrega a las doce del mediodía, el problema no está en la cocina solamente: está en la ruta.

Cada pedido debe programarse considerando el tiempo de carga, la distancia, el tránsito, el estacionamiento, los controles de acceso y la descarga. Una entrega en un edificio corporativo puede requerir registro, uso de un ascensor de carga o coordinación previa con seguridad.

Conviene establecer ventanas de entrega y explicar al cliente que el horario solicitado se refiere al momento en que desea servir, no necesariamente al momento en que llegará el conductor. La comida puede necesitar tiempo para descargarse, organizarse y montarse.

También debe definirse quién recibirá la orden y contar con un número de contacto disponible. Un conductor esperando frente a un edificio cerrado representa tiempo, temperatura y dinero.

Poner por escrito los acuerdos

Las órdenes grandes no deben depender de conversaciones dispersas por teléfono, mensajes y redes sociales.

La confirmación debe recoger, como mínimo:

—Fecha, lugar y horario.

—Cantidad de personas.

—Menú y porciones contratadas.

—Alergias o restricciones informadas.

—Servicios incluidos.

—Hora o ventana de entrega.

—Necesidades de acceso y estacionamiento.

—Depósito y balance pendiente.

—Fecha límite para cambios.

—Política de cancelación.

—Responsabilidad sobre equipos alquilados.

—Procedimiento ante emergencias o interrupciones de servicios.

También debe quedar claro cuándo se considera confirmada la orden. Separar personal, comprar inventario y rechazar otros pedidos requiere un compromiso del cliente. Para órdenes grandes, un depósito y una fecha final para confirmar cantidades ayudan a proteger la operación.

Convertir una entrega en una relación

El catering puede presentar el restaurante ante decenas de personas que quizás nunca lo han visitado. Cada caja que llega a una oficina o cada bandeja servida en una actividad funciona como una muestra de la marca.

La presentación debe incluir de manera discreta el nombre del negocio, sus datos de contacto y una forma sencilla de volver a ordenar. También puede incorporarse información sobre paquetes familiares, tarjetas de regalo, almuerzos corporativos o futuras actividades.

Después del servicio, conviene contactar al cliente para conocer cómo resultó la experiencia. Esa conversación permite corregir fallas, obtener recomendaciones y abrir la puerta a próximas órdenes.

Las empresas celebran reuniones, adiestramientos, aniversarios y reconocimientos durante todo el año. Una actividad navideña bien atendida puede convertirse en una relación comercial que continúe mucho después de Reyes.

Crecer sin construir otro comedor

El catering permite aumentar las ventas sin añadir mesas, pero no elimina los límites del negocio. Simplemente los transforma.

Ya no se trata de cuántas personas caben en el salón, sino de cuánto puede producir la cocina, cuántas órdenes puede verificar el equipo y cuántas entregas pueden completarse sin comprometer la calidad.

Cuando se planifica correctamente, el catering aprovecha la reputación, las recetas y la capacidad productiva del restaurante para llegar a nuevos espacios. Puede generar ingresos en horarios de menor movimiento, fortalecer la relación con clientes corporativos y atraer personas que luego visiten el establecimiento.

Pero el segundo salón debe manejarse con la misma disciplina que el primero: un menú pensado para su realidad, precios que cubran todos los costos, procesos claros y promesas que el negocio pueda cumplir.

La oportunidad no consiste simplemente en cocinar más. Consiste en llevar bien, y con rentabilidad, la experiencia del restaurante hasta donde está el cliente.