Cómo escoger el software de POS adecuado para mi negocio

por Yanira Hernández Cabiya.

Para los dueños de restaurantes o barras tener el sistema adecuado de POS (punto de venta) ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. En los últimos años, los avances que ha tenido este tipo de tecnología los convierte en pieza clave para todo negocio. El POS es más que una herramienta para cobrar o llevar la contabilidad de su negocio, es un asistente virtual para organizarlo todo.

De hecho, los sistemas disponibles actualmente, más que POS son un SAP, cuyas siglas provienen del alemán, aunque también son aceptadas como Systems, Applications, Products in Data Processing en inglés o Sistemas, Aplicaciones y Procesos en español.

Así que la decisión no debe ser si tener o no, uno de estos sistemas. La pregunta más bien debe ser ¿cómo escojo el más adecuado según necesidades de mi negocio?

“Supongamos que tenemos un food truck, entonces para mí lo más importante no necesariamente es el manejo de un amplio inventario pero si la velocidad con la que puedo procesar las ordenes para hacer la experiencia de mis clientes más satisfactoria”, explica Mike Vizcarrondo, vicepresidente ejecutivo de servicios de pago de Evertec.

Si por el contrario nuestro negocio es un restaurante con varios empleados y amplio inventario, el sistema que necesitamos debe incluir una aplicación con mayores controles, a través de la cual el dueño pueda, en tiempo real, saber las operaciones que se realizan en su negocio a todos los niveles.

Vizcarrondo destaca una de las principales factores que hay que tomar en cuenta al seleccionar que un sistema de POS o SAP es su agilidad. “Se debe tener en cuenta que el consumidor del 2018 es distinto. Hoy hay una prisa enorme para pagar e irse. Por eso, el sistema que se escoja debe ser súper ágil y hay que proveerle un buen ancho de banda para funcione con rapidez”.

Funcionalidades

Estas dependerán de las necesidades específicas de cada negocio, pero como mínimo tu sistema debe tener las siguientes funcionalidades:

• Facturación automática– Esta función permite que el sistema genere una factura tan pronto como el cliente termina de comer. La cuenta se genera de acuerdo a las órdenes de la cocina, eliminando así la necesidad de tener doble registro.

• Ofrecimiento de combos– esta función es adecuada para los restaurantes de comidas rápida o aquellos negocios que ofrecen distintas combinaciones de menú a un precio particular. Con esta función el dueño del negocio puede armar y facturar combos con facilidad.

• Administración de inventario– Mediante el uso de esta función no solo se mantiene el registro del inventario sino de las materias primas y de su utilización de acuerdo a las recetas utilizadas. Te permite calcular la cantidad de ingredientes utilizados en el día, y cuánto debe estar realmente disponible, ayudando de este modo a mantener un control adecuado y evitar el desperdicio.

• Reportes– Para evaluar la productividad del negocio y asegurar su éxito es indispensable tener de forma rápida y sencilla, reportes detallados de las ventas totales, tickets generados, ocupación del salón, informes de inventario y otros. Por eso está es otra función medular para todo negocio.

• Online, offline en tiempo real– La posibilidad de ver en tiempo real, en tu celular o tableta los reportes de funcionamiento del negocio es importante sobre todo para aquellos dueños que tienen varios establecimientos.

Sistemas de respaldo

Pero como todo en el país hay que mirarlo antes y después de María, tenemos que tomar en consideración que estos aparatos tan importantes en nuestros establecimientos funcionan con energía y a través de la internet.

Por ello hay que tomar en cuenta que el sistema que escojamos debe tener la posibilidad de trabajar con baterías, tener un buen sistema de respaldo y tener disponible comunicación con teléfonos de línea para asegurar su funcionamiento durante esos periodos de emergencia.

Otra particularidad que tienen muchos de los nuevos servicios de POS o SAP es la integración con un sistema de Manejo de Relación de Clientes (CRM, en inglés). Esto es importante porque cada vez más las ventas son movidas por la experiencia del cliente con el negocio y sus productos. Este tipo de sistemas permite el fácil acceso a datos de gestión, personalizar e implementar programas de fidelidad y mejora la atención al cliente.

Fácil de usar

Quizás como dueño de negocio estamos listos para manejar este tipo de tecnología pero tal vez nuestros empleados no, así que lo más recomendable es que a la hora de adquirir uno de estos aparatos, busquemos uno que sea user friendly. De nada le sirve un aparato con mil funcionalidades de última generación pero que ni usted o sus empleados sean capaces de entender ni utilizar. Así que el sistema que escojas debe ser sencillo y que requiera un mínimo de inversión de tiempo para su dominio.

El efecto Amazon

Pero ya que está pensando en adquirir un POS o SAP, tenga en cuenta que cada vez más los negocios, especialmente los relacionados a comida, se mueven hacia mecanizar todos sus procesos a través de estas tecnologías. Seguramente habrá escuchado de Amazon Go, un supermercado en el cuál no hay casi empleados, el cliente hace sus pedidos por su celular, tableta o computadora, llega a la tienda, los recoge y paga en cuestión de minutos, pues ese es el futuro. Así que cuando vayas a adquirir uno de estos sistemas asegúrate de que tiene posibilidades de mejorarlo para añadirle otras funciones más avanzadas.

¿Qué debes tener en cuenta?

• Evalúa que el hardware sea compatible con los programas que vayas a utilizar; con el sistema operativo, el procesador, la memoria, la capacidad de almacenamiento, los puertos, accesorios, conexiones y posibilidad de mejoras.

• Elige un software que tenga la mayor cantidad de funcionalidades asociadas a tu negocio y que permita adaptarlo según crezca o salgan nuevas al mercado.

• Verifica claramente cuáles son los costos de administración del software. Debes tener claro: ¿qué ofrece?, ¿cuánto cuesta?, ¿qué requiere? y ¿cuánto vale el mantenimiento?

• Evalúa la experiencia del proveedor del servicio y su disponibilidad en caso de necesites asistencia técnica.